De zomervakantie komt er weer aan. De last-minute aanbiedingen naar verre stranden en steden vliegen ons om de oren. Soms is een visum nodig. Dan is zo'n strand of zo'n exotische stad soms ineens weer heel ver weg.

'Mijn vrienden en ik konden niet op vakantie naar Thailand, omdat het consulaat van mening was dat ik daar wilde blijven”,vertelt Charmaine Erkens. ” Dit omdat ik er Indonesisch uit zou zien, en ze bewijs wilden dat ik na mijn vakantie terug zou keren naar Nederland. Ik heb uren in de rij gestaan om vervolgens te horen dat ze bewijs wilden hebben dat ik naar Nederland terug zou keren. Maar hoe bewijs je zo iets? Mijn reisorganisatie wist het ook niet. Uiteindelijk ben ik naar huis gegaan en heb ik samen met mijn vrienden besloten om de tickets te annuleren. Het wordt Europa deze zomer.”
Erkens is zeker niet de enige bij wie de vakantie in het honderd liep door problemen bij het consulaat. Cijfers zijn onbekend, maar de voorbeelden zijn talrijk. Uit navraag bij verschillende visumdiensten, organisaties die bemiddelen bij het aanvragen van reizigersvisa, blijkt dat zij dagelijks vele gefrustreerde reizigers helpen die zijn gestrand bij het consulaat. Vaak heeft de reiziger niet de juiste uitnodiging overhandigd, zijn de verzekeringspapieren niet op orde, is de aanvraagperiode niet in acht genomen of heeft de consulair gewoon niet zijn dag.
Bij het Russische consulaat in Den Haag is het vandaag een drukte jewelste. Een portier in een groen maatpak probeert de rij die inmiddels tot ver op de stoep reikt, streng kijkend tot kalmte te manen. Nederlandse en Russische stemmen klinken door elkaar heen. ” Nou, hier kan je wel een dag voor uittrekken”,klaagt de een. Een ander roept iets in het Russisch dat bijna niets anders kan zijn dan een vloek. Binnen is het geroezemoes verder gegaan tot een grote discussie bij het rechterloket waar Ids Idsinga (61) van het Dr. Aletta Jacobs College in Hoogezand visa probeert te regelen voor elf van zijn leerlingen.
” Ik snap niet wat het probleem is”,klaagt Idsinga in het Engels en met verontwaardiging in zijn stem. ” Wat nou de stempels zijn niet in orde?”De discussie gaat tien minuten verder. Ondertussen bladert de consulair tergend langzaam en met zijn hoofd schuddend door het papierwerk. Uiteindelijk druipt Idsinga af om de terugweg te hervatten naar Hoogezand.
Als we een week later de heer Idsinga nog eens bellen blijkt het probleem nog niet te zijn opgelost. ” We hebben de hele trip maar afgezegd, omdat de uitnodiging die de Russische school heeft gestuurd niet in orde was. Het duurt maanden om wel de juiste uitnodiging te bemachtigen. Ook was er iets met de stempels. Ze waren vierkant en moesten rond zijn of andersom. Dit is toch de bureaucratie ten top. Je had die treurige gezichten moeten zien van die kinderen.”
Toch loopt niet iedereen tegen problemen aan bij het Russische consulaat. In de linkerrij levert Chiara de Geus (26), een medewerkster van de Visumdienst, een van de grotere organisaties die visa aanvraagt voor reizigers, inmiddels een vierde pakket met tien aanvraagformulieren in. ” Ik kies altijd voor deze consulair&Rdquo;,fluistert ze, ” die andere heeft namelijk altijd een slecht humeur. Als er iets ontbreekt in de papierenwinkel kan ik nog weleens wat van hem gedaan krijgen door lief te glimlachen. Gelukkig weten wij over het algemeen precies wat de reizigers nodig hebben aan formulieren. Al blijft de nauwkeurigheid van de uitnodiging vaak een heikel punt.”
Het Russische consulaat is zeker niet het enige consulaat waarbij de regels voor de aanvraag van een visum zeer strikt zijn. Volgens de Visumdienst leveren populaire landen als bijvoorbeeld Indonesië en China ook regelmatig problemen op. Gino Hartogs (35) van de Visumdienst: ” In tegenstelling tot de reiziger weten wij vaak precies waar de knelpunten zitten bij het aanvragen van een visum. Het is niet voor niets dat ik bijna dagelijks een gefrustreerde en gestrande reiziger aan de lijn heb. We doen ook heel veel spoedklussen voor mensen die er pas op het laatste moment achter komen dat ze een visum nodig hebben. Na 13 jaar weet ik goed de weg in het bureaucratische Den Haag”.
Voor Job van Berkel (24) kwam een spoedklus te laat. Hij ontdekte pas tijdens een roadtrip door Amerika dat zijn visum was verlopen. Berkel: ” Plotseling werd ik tegengehouden in Texas op zo'n 25 kilometer afstand van de Mexicaanse grens. Het was een paspoort en visumcontrole. Ik kon direct in de arrestatiebus stappen, want mijn visum was een half jaar verlopen. Stom natuurlijk, maar ik had er te laat aan gedacht om dat ding te verlengen. Voor mijn reis heb ik namelijk een half jaar in New York gewerkt bij een banketbakker. Mijn reis eindigde behoorlijk dramatisch. Ik heb tien weken in de gevangenis gezeten. Mijn ouders hebben me er uiteindelijk uit gekregen, maar de komende vijf jaar mag ik het land niet meer in.”

Wat is een visum?
Een visum is een sticker of stempel die wordt aangebracht in het paspoort van de bezitter. Het is als het ware een toegangsbewijs voor een bepaald land en wordt afgegeven door het consulaat of kanselarij van het betreffende land. Visa zijn over het algemeen geldig voor de geplande reis, maar ieder land heeft zijn eigen voorwaarden en soorten visa. Zo zijn er toeristenvisa, bezoekersvisa, zakenvisa, werkvisa en transitvisa (om van een overlands vliegveld door te reizen naar een grenspost).

De tien meest populaire vakantielanden waarvoor een visum nodig is:
1. Indonesië 2. China 3. Rusland 4. India 5. Vietnam 6. Kenia 7. Nigeria 8. Tanzania 9. Ghana 10. Suriname

De grootste moeilijkheden bij het aanvragen van een visum
Veel landen willen mensen 'uitnodigen.' Zo'n toeristische of zakelijke uitnodiging moet in orde zijn en met een schriftelijke boekingsbevestiging van de Nederlandse reisorganisatie kom je in de meeste gevallen niet ver. Voor een visum voor bijvoorbeeld Rusland heb je een visumsupport die de aanvraag ondersteunt, direct van het hotel uit Rusland nodig. Deze bestaat uit een bevestiging en een voucher. Het probleem is dat vaak alleen de grotere hotels een dergelijk visumsupport kunnen maken en niet de kleinere en goedkopere hostels.
In een land als Indonesië is een uitnodiging van een particulier nodig. Deze moet een standaard tekst en lay-out hebben en vergezeld gaan van een Indonesisch legitimatiebewijs. Iets wat vaak mis gaat. Het is aan te raden om alle uitnodingen in het Engels op te stellen.
De verzekeringspapieren. Voor een land als Rusland moet in de polis staan dat deze dekking geeft over de gehele wereld of specifiek Rusland. In de meeste ziektekostenpolissen staat dit niet vermeld. Deze mensen kunnen weer direct naar huis.
De uitnodiging voor een zakelijk visum betekent voor veel landen een grote bureaucratische rompslomp en gaat om die reden vaak fout. Voor Rusland bijvoorbeeld moet het betreffende Russische bedrijf een uitnodiging aanvragen bij het Russische ministerie van binnenlandse zaken. Met enkel een fax van dit bedrijf kom je zeker niet verder dan het loket van het consulaat. Ook voor landen als Libië, Iran, Angola en Turkmenistan is het lastig en soms bijna onmogelijk om een zakelijk visum te verkrijgen. Zo moet het Nederlandse bedrijf een uitnodiging aanvragen bij het ministerie van buitenlandse zaken in Libië om dat land binnen te komen. Het is een procedure die weken in beslag kan nemen, omdat de communicatie tussen het ministerie en het Nederlandse consulaat niet bepaald soepel verloopt.
Ook Iran kom je niet zomaar binnen. Om een Iraans bedrijf te bezoeken moet het betreffende bedrijf een uitnodiging faxen naar zowel het Nederlandse consulaat als het Nederlandse bedrijf. Een procedure die vaak fout gaat en soms wel vijftien dagen duurt. Angola pakt het weer anders aan. Hiervoor moet bij het Nederlandse consulaat een uitnodiging klaarliggen voor de reiziger die exact dezelfde uitnodiging in handen moeten hebben. Na deze eerste reeds lastige stap, wordt toestemming gevraagd aan de Angolese immigratiedienst die het betreffende bedrijf gaat doorlichten. Een procedure die minimaal twee weken duurt.
De aanvraagperiode voor het verkrijgen van een visum verschilt van land tot land. Voor een land als Rusland moet een visum minimaal een week van te voren worden aangevraagd bij het consulaat en niet drie dagen van te voren zoals dat bij een zakelijk visum vaak wel mogelijk is.

Zelf een visum regelen
Het aanvragen van een visum kan uiteraard ook zelf. Handige informatie is op te vragen bij de reisorganisatie en veelal te vinden op de websites van de betreffende ambassades en verkeersbureaus. Ook is het handig om even op de website van de Visumdienst (www. visumdienst. nl ) te kijken voor de laatste visumnieuwtjes. Hierop is tevens te vinden voor welke landen een visum is vereist. Daarnaast is de brochure ' Wijs op Reis' van het ministerie van buitenlandse zaken, die wordt verspreid bij alle gemeenten en GGD's, Een aanrader. Hierin wordt de reiziger er onder andere op gewezen altijd een geldig paspoort bij zich te hebben, tijdig een visum aan te vragen, genoeg geld mee te nemen en van te voren advies in te winnen bij het ministerie van buitenlandse zaken over de veiligheidssituatie in het land van bestemming.
Hou er rekening mee dat de moeilijkste landen voor het verkrijgen van een visum, Libië, Iran, Angola, Turkmenistan en Rusland zijn.

Hulp bij de visumaanvraag?
Er zijn verschillende diensten die helpen bij het aanvragen van een visum, zoals de V&V Visumdienst (070 345 69 85) , de NV&AI Nederlandse Visumdienst (www.visumdienst. nl) en het VisumBuro (www. visum. nl ). De bemiddelingskosten voor het aanvragen van een toeristisch visum in Nederland liggen hier rond de 25 euro. Voor de visa die alleen in Brussel aangevraagd kunnen worden, ligt de prijs rond de 35 euro. Zakelijke visa zijn duurder, en verschillen per land en het aantal van aanvraag.

Consulaire hulp
Mochten er problemen met het visum of andere problemen optreden in het land van bestemming, dan is het mogelijk om een beroep te doen op consulaire hulp. In vrijwel elk land is Nederland vertegenwoordigd met een ambassade of consulaat.
Deze hulp wordt echter alleen gegeven als sprake is van een noodsituatie en de Nederlander in nood zijn probleem niet zelf kan oplossen. De hulp kan bestaan uit het afgeven van een noodreisdocument tot het verlenen van hulp aan een gearresteerde reiziger. Er zijn ook veel situaties die niet behoren tot het takenpakket van een consul. Wat precies wel en niet onder consulaire hulp valt, is te vinden op de website van het ministerie van buitenlandse zaken.
(www. minbuza. nl)